La dernière mise à jour de cette politique a été apportée le 25 mai 2018 et porte dorénavant le numéro de version 2.0.
1.1. Le Fournisseur, (ci-après « Nous » et « Notre/Nos ») veille au respect de la vie privée et à la confidentialité des données personnelles. Il se conforme à la législation européenne (le Règlement Général sur la Protection des Données ou “RGPD”) et nationale (la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel).
1.2. Cette Politique de Protection de la Vie Privée est établie afin de vous informer au sujet des données personnelles que le Fournis-seur, collecte auprès de ses usagers dans le cadre exclusif de la relation que Nous avons avec le Client, concernant les Solutions ou par d’autres canaux (par exemple via les réactions par écrit ou par téléphone des personnes concernées toujours traitant du sujet des Solutions). Le périmètre de cette présente Politique de Protection de la Vie Privée n’opère aucunement sur d’autres produits, services, sites Web, publications ou échanges autres que la Solution.
1.3. La présente Politique de Protection de la Vie Privée précise quelles sont les données personnelles traitées par Nous, comment, sur quelle base et pour quels buts Nous collectons, traitons, protégeons et partageons ces données personnelles vous concernant, la durée du traitement et dans quelles mesures vous pourrez contrôler ces données.
1.4. La présente Politique de Protection de la Vie Privée est d’application pour tout abonné ou usager personne physique ainsi que les clients, pour autant que ce soient également des personnes physiques et de façon générale pour toute personne entrant en contact avec le Fournisseur dans le cadre de l’utilisation ou l’intention d’utiliser les Solutions (ci-après « Vous » et « Votre/Vos »). Elle s’applique également lors de visites dans nos locaux, de visites domiciliaires de nos membres du personnel, de visites sur nos sites web, etc.
2.1. L’utilisation de données personnelles est basée sur l’utilisation de la Solution.
2.2. L’utilisation de données personnelles peut également être ba-sée sur votre consentement que vous choisissez de nous donner lorsque vous nous communiquez des informations volontairement.
3.1. Nous collectons des informations personnelles (ci-après « Données personnelles ») concernant nos utilisateurs des façons suivantes :
-Grâce à l'enregistrement aux Solutions et l'envoi d'informations que vous choisissez d'entrer sur certaines pages du site Web ou du portail Web de gestion de la Solution. Les informations marquées avec le symbole "*" doivent être fournies obligatoirement, afin de nous permettre de réaliser les traitements pour les finalités, telles que décrites ci-dessous. Ces données personnelles collectées directement auprès de vous comprennent votre nom et prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone portable ou autre numéro, éventuel numéro de TVA, numéro de compte bancaire ou d’autres informations ou coordonnées que vous Nous soumettez. Nous pourrons aussi vous demander vos commentaires, suggestions ou autres informations ayant un rapport avec Nos produits ou services, le site Web ou Notre société.
-Grâce aux formulaires que vous remplissez ;
-Grâce aux informations que vous communiquez par téléphone ou courrier postaux et électroniques.
4.1. Nous ne traitons des données à caractère personnel que si elles sont nécessaires à des finalités déterminées.
Ainsi, nous utiliserons vos données personnelles :
-Pour satisfaire aux dispositions légales (au sens large) auxquelles nous sommes assujettis ;
-Pour gérer les relations que nous entretenons avec vous ;
-Pour répondre aux demandes que vous Nous adressez directement ;
-Pour gérer votre utilisation du produit logiciel Exeko Sync, le portail Web de gestion ainsi que le site Web ;
-Pour vous proposer de recourir à des services complémentaires gratuits (tel que la domiciliation bancaire) ;
-Pour gérer vos factures ;
-Pour gérer les interventions techniques de support et d’assistance ;
-Pour le recouvrement des créances. Dans le cas des dossiers de recouvrement, cela concerne les données nécessaires afin de recouvrer les créances, les cas échéants par une procédure d’insolvabilité ou bien via une procédure judiciaire.
4.2. Nous pourrons combiner les données personnelles que vous soumettez avec d’autres données vous concernant que Nous avons obtenues d’autres sources pour les mêmes finalités, y compris si vous Nous avez donné ces informations à d’autres endroits ou via un autre moyen, tel que sur d’autres sites web. Les sources en question peuvent être, de manière non exhaustive, les suivantes :
-Nos partenaires commerciaux ;
-Vos administrateurs des Solution ou administrateurs de Votre société ;
-Nos autres sites Web ;
4.3. Nous n’utiliserons pas vos données personnelles pour de nouvelles finalités non encore prévues à ce jour par la présente Politique de Protection de la Vie Privée, sauf sur la base d’une autorisation légale applicable ou de votre consentement. En toute hypothèse, préalablement à l’utilisation de vos données personnelles pour d’autres finalités, Nous vous informerons des changements de la présente Politique de Protection de la Vie Privée, et en cas d’activités basées sur le consentement, Nous ne traiterons pas vos données personnelles pour de nouvelles finalités sans obtenir préalablement votre consentement explicite.
5.1. Nous ne collectons et ne traitons aucune catégorie particulière de données personnelles vous concernant, à moins que vous Nous ayez explicitement communiqué de telles données. Les catégories particulières de données personnelles sont qualifiées de données personnelles « sensibles » et visent les informations relatives à l’origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l’appartenance syndicale, aux données génétiques, aux données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, à la santé, à la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle, soupçons, commission ou la commission présumée d'une infraction, les poursuites ou les condamnations pénales ou administratives.
6.1. Nous ne traiterons pas vos données personnelles à des fins marketing sans votre consentement explicite préalable.
7.1. Nous n'utiliserons pas de procédés de prise de décision automatisée, y compris le profilage, sauf si cela est autorisé par la loi applicable. Dans ce cas, nous vous informerons de la logique sous-jacente à la décision, ainsi que de l'importance et des conséquences envisagées d'un tel traitement pour vous.
8.1. Nous ne mettrons pas vos données personnelles à la disposition de tiers et ne divulguerons pas publiquement les données personnelles, à moins que ces transferts soient basés (i) sur votre consentement explicite, (ii) nécessaires pour l'exécution d'un contrat conclu entre vous et Nous, ou (iii) autorisés ou obligatoires par la loi ou par l'ordre d'une administration publique ou d'une autorité judiciaire.
8.2. Nous transférons (si besoin) vos données personnelles aux destinataires suivants :
- Nos partenaires commerciaux si vous êtes client chez ces derniers ou que Votre intérêt d’expérience utilisateur du produit logiciel ne Nous y contraint. Cette démarche, comme expliquée ci-avant, ne comprend pas le cadre marketing.
- Société de recouvrement ;
- Société gestionnaire de courrier postal ;
- Société de centre d’appel ;
- Société d’impression ;
- Organismes/autorités publics ;
- Nos Tiers fournisseurs.
Veuillez noter que lorsqu’un transfert potentiel implique la transmission de vos données personnelles vers des pays hors Espace Économique Européen n’étant pas considérés par la Commission européenne comme assurant un niveau adéquat de protection des données personnelles, Nous veillerons à ce que des mesures appropriées soient mises en place conformément à la législation nationale et européenne applicable en matière de protection des données personnelles.
9.1. Nous conserverons vos Données Personnelles aussi longtemps que nécessaire pour l'accomplissement des finalités décrites ci-dessus ou tel que requis par la loi.
9.2. En tout état de cause, vos Données Personnelles seront effacées dans un délai de dix (10) ans après l’accomplissement des finalités.
10.1. Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles, conformément aux pratiques standard de l'industrie pour assurer un niveau approprié de sécurité des données personnelles traitées. Néanmoins, la sécurité exige des efforts de tous les acteurs impliqués. Nous vous encourageons donc à contribuer à ces efforts en prenant vous-même des mesures de sécurité appropriées, notamment en utilisant des mots de passe forts et en gardant confidentiels tous les noms d'utilisateur et mots de passe (le cas échéant).
10.2. Nous formons les membres de notre personnel aux fins d’une bonne utilisation des données confidentielles.
10.3. En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d’une personne physique, cela sera personnellement communiqué à la personne concernée, décrivant en des termes clairs et simples la nature de la violation de données à caractère personnel et contenant un point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ainsi que les conséquences probables de la violation et les mesures prises ou proposées par le responsable du traitement à ce sujet.
10.4. Dans ce cas, le responsable du traitement en notifie la violation en question à l’Autorité de protection des données, dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées.
11.1. Le contenu des Sites et des Solutions n’est pas destiné à des enfants de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment d'informations auprès de ces personnes, sauf consentement expresse et éclairé d’un tuteur légal qui nous décharge de toute responsabilité quant au traitement des données à caractère personnel de l’enfant. Si vous pensez que votre enfant nous a fourni des données personnelles, veuillez contacter le service clientèle.
12.1. Vous avez le droit de nous adresser une demande d’accès à vos données personnelles, telles que collectées et traitées par Nous, et de solliciter la rectification ou l’effacement (le cas échéant) de vos données personnelles si celles-ci sont incorrectes ou non-nécessaires, ainsi que la limitation du traitement (le cas échéant), le droit de s'opposer au traitement (le cas échéant) et le droit à la portabilité des données (le cas échéant).
12.2. Pour exercer vos droits, veuillez contacter le service clientèle.
12.3. Si votre demande n’a pas été satisfaite, veuillez Nous envoyer une demande écrite et signée avec une copie de votre carte d’identité ou autre document d’identification prouvant que vous êtes l’utilisateur concerné par les données personnelles à l’adresse e-mail privacy@exeko.be ou par écrit à l’adresse postale suivante : rue de la Gare, 7 à 1420 Braine-l’Alleud (Belgique) à l’attention de notre gérant Monsieur Kevin MESTDAGH.
12.4. Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois. Ce délai commence à partir de la réception par le responsable du traitement de données de la demande écrite ainsi que de tous les éléments utiles et nécessaires.
12.5. Lorsque cela est applicable, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la légalité du traitement basé sur le consentement préalable à ce retrait.
12.6. En tant que personne concernée, vous bénéficiez du droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle (en particulier dans l'État membre de l'Union européenne de votre lieu de résidence habituel, de votre lieu de travail ou du lieu de la violation) si vous considérez que le traitement de vos données personnelles viole la règlementation applicable en matière de données personnelles.
13.1. La structure de Notre entreprise ne nous oblige pas à désigner un délégué à la protection des données, cependant, il a été conclu que les communications concernant la protection de la vie privée et des données revenaient au gérant dont les coordonnées sont les suivantes : Monsieur Kevin MESTDAGH (privacy@exeko.be) rue de la Gare, 7 à 1420 Braine-l’Alleud (Belgique). Vous pouvez le contacter pour toute question relative au traitement de vos données personnelles et à l’exercice de vos droits sous la législation nationale et européenne applicable en matière de protection des données personnelles. Il assurera une objectivité au regard de vos demandes.
14.1. La présente Politique de la Protection de la Vie Privée a été créée et est en vigueur depuis le 25 mai 2018. Nous Nous réservons le droit, à notre entière appréciation, de changer, modifier, ajouter ou supprimer à tout moment des parties de la présente Politique de Protection de la Vie Privée. Nous vous recommandons de consulter régulièrement la page de notre Site www.exeko.be pour y lire la version la plus récente de cette Politique de la Protection de la Vie Privée, dans la mesure où votre utilisation de ce Site après la publication de modifications apportées à la présente Politique de Protection de la Vie Privée impliquera votre acceptation de ces modifications.
